La prevención del riesgo fiscal comienza antes de contabilizar una operación

¿El riesgo fiscal comienza al contabilizar una operación o mucho antes? En esta nota analizamos por qué la prevención debe ir más allá de la factura, anticipando riesgos y generando evidencia que permita demostrar la realidad de las operaciones

Mtro. Fernando Estrada Turrubiates

9/5/20265 min read

El control interno ya no puede limitarse a revisar facturas. En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, la información que genera una empresa deja una huella que puede ser utilizada para analizar la naturaleza, consistencia y trazabilidad de sus operaciones.

La emisión de CFDI, los medios electrónicos de pago y la información financiera, así como la documentación que respalda las operaciones, forman parte del ecosistema de información con el que las autoridades fiscales pueden ejercer sus facultades de comprobación.

Por ello, para las empresas ya no es suficiente preguntarse: ¿La factura cumple con los requisitos fiscales? La pregunta correcta debería ser mucho más amplia: ¿Podemos demostrar que la operación realmente ocurrió, que tuvo una razón de negocios, que generó o buscó generar un beneficio económico y que contamos con elementos suficientes para acreditar su materialidad?

Esta diferencia puede representar millones de pesos para una organización, y el verdadero reto será: pasar del cumplimiento fiscal a la prevención del riesgo.

Tradicionalmente, muchas organizaciones han entendido el control fiscal como un proceso posterior a la operación; primero se compra, después se factura, después se registra contablemente y finalmente se analiza si el gasto cumple requisitos fiscales. El problema es que, cuando la revisión comienza en ese momento, la empresa ya tomó la decisión que originó el riesgo.

Un control interno con enfoque fiscal debe anticiparse a la operación y no limitarse a verificar documentos una vez que ésta ya ocurrió. La existencia de un CFDI, por sí misma, no necesariamente explica toda la realidad económica de una operación. La empresa debe contar con elementos que permitan demostrar qué adquirió, de quién lo adquirió, para qué lo adquirió, cómo recibió el bien o servicio, cómo lo pagó y cuál fue su relación con la generación de ingresos o con la operación del negocio.

Esto adquiere especial relevancia frente a conceptos como la razón de negocios y la materialidad de las operaciones.

El artículo 5-A del Código Fiscal de la Federación establece reglas específicas respecto de actos jurídicos que carezcan de razón de negocios y generen beneficios fiscales, mientras que el artículo 69-B contempla la presunción de inexistencia de operaciones cuando el emisor de los comprobantes carece de activos, personal, infraestructura o capacidad material para realizar las actividades que amparan.

Pero existe una pregunta todavía más importante:

¿Qué sucede cuando el riesgo fiscal no se origina dentro de nuestra empresa?

Aquí comienza una de las áreas que, desde mi perspectiva, requiere mayor atención dentro del control interno empresarial: El riesgo fiscal también puede nacer en nuestros proveedores.

Una empresa puede tener su contabilidad actualizada, presentar oportunamente sus declaraciones, emitir correctamente sus CFDI y mantener procedimientos internos aparentemente adecuados. Y, aun así, puede estar expuesta.

¿Por qué?

Porque una parte de la información necesaria para demostrar la legitimidad de una operación se encuentra fuera de la organización.

El proveedor puede modificar su situación fiscal, puede carecer de capacidad material para prestar el servicio, puede no contar con la infraestructura necesaria, puede presentar inconsistencias en su información, puede encontrarse relacionado con operaciones cuestionadas por la autoridad y la empresa que recibe el comprobante puede no conocer oportunamente esas circunstancias.

Por eso, más que hablar únicamente de “confidencialidad” del proveedor, debemos hablar de asimetría de información y gestión del riesgo de terceros. La empresa conoce su propia operación; sin embargo, no necesariamente conoce con la misma profundidad la realidad económica, operativa y fiscal de cada uno de sus proveedores.

Un ejemplo sencillo: el diésel que adquiere una empresa de autotransporte.El diésel representa un insumo indispensable para generar sus ingresos. La operación parece sencilla: Se adquiere el combustible, el proveedor emite el CFDI, la empresa paga, el gasto se registra en contabilidad.

Pero, ¿es suficiente?

¿Qué sucedería si posteriormente la autoridad cuestionara al proveedor? ¿Qué elementos tiene la empresa para demostrar que efectivamente recibió el combustible? ¿Puede acreditar la operación, el pago y su vinculación con la actividad empresarial? ¿Cuenta con evidencia suficiente sobre el proveedor y sobre la operación? ¿Se verificó oportunamente su situación fiscal y su capacidad para realizar la actividad que estaba facturando?

Estas preguntas cambian completamente la perspectiva del control interno. El riesgo no necesariamente aparece cuando el contador recibe el CFDI. Puede haber comenzado mucho antes, cuando alguien dentro de la empresa decidió contratar a ese proveedor, del control de facturas al control de terceros, éste debería ser uno de los principales cambios en la cultura empresarial.

El control interno en materia fiscal no debería limitarse a revisar requisitos de deducibilidad. También debería considerar, de acuerdo con la naturaleza y nivel de riesgo de cada operación:

>Identificación y conocimiento del proveedor > situación fiscal > capacidad operativa > infraestructura > congruencia entre lo que factura y la actividad que realiza > antecedentes y reputación comercial > documentación contractual > evidencia de la recepción de bienes o servicios > trazabilidad de los pagos > evidencia de la operación > consistencia entre la operación, bancos y la información financiera.

No se trata de convertir a la empresa en una autoridad fiscal, ni de pretender eliminar completamente el riesgo. Se trata de reducir razonablemente la exposición y generar evidencia antes de que exista una controversia. El objetivo no es tener riesgo cero, siendo éste un punto fundamental.

Ningún sistema de control interno puede garantizar que una empresa tendrá riesgo fiscal cero. Lo que sí se puede hacer es identificar riesgos, establecer controles preventivos, detectar señales de alerta y generar evidencia suficiente para que la organización pueda defender razonablemente la realidad de sus operaciones.

Incluso el Código Fiscal de la Federación contempla mecanismos mediante los cuales la autoridad puede restringir temporalmente el uso de los certificados de sello digital en determinados supuestos. Por ello, las consecuencias de una contingencia fiscal pueden trascender el importe de un impuesto: pueden afectar la continuidad operativa y la capacidad de una empresa para facturar.

La pregunta que la Alta Dirección se hizo durante mucho tiempo fue: ¿Estamos cumpliendo fiscalmente?, hoy considero que debemos formular una pregunta más completa: ¿Podemos demostrar que nuestras operaciones son reales, necesarias, razonables, trazables y congruentes con nuestro negocio?”

La diferencia entre ambas preguntas es enorme. La primera busca cumplir, la segunda busca prevenir, demostrar y defender, ése debería ser el verdadero propósito de un control interno con enfoque fiscal.

En conclusión, el riesgo fiscal no comienza necesariamente con una declaración incorrecta ni con una factura mal elaborada. En muchas ocasiones, comienza mucho antes: con una decisión de contratación, con la selección de un proveedor o con la ausencia de un procedimiento preventivo.

Por eso, las organizaciones deben evolucionar de un modelo de revisión posterior a un modelo de prevención anticipada. Porque en materia fiscal, una factura puede documentar una operación; pero la evidencia integral es la que permite demostrar su realidad y una organización verdaderamente preparada no espera a que llegue una auditoría para preguntarse si puede demostrar lo que hizo.

Se prepara antes de realizar la operación.

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